Accordo sul trattamento dei dati

Questo accordo costituisce l’Allegato 1 dei Termini delle app di JewelExperts (i “termini”) tra Webcollation BV (“noi”, “ci”) e il cliente che ha accettato i termini (“tu”).

1. Ambito di applicazione e ruoli

1.1 Questo accordo si applica ogni volta che trattiamo dati personali per tuo conto nel fornire le nostre app, come definite nei termini. Si applica a ogni app, plugin e widget che utilizzi, direttamente o tramite una piattaforma, nonché al nostro portale clienti.

1.2 Per tali dati personali, tu sei il titolare del trattamento e noi siamo il tuo responsabile del trattamento. Se agisci in qualità di responsabile del trattamento per un altro soggetto, confermi che le istruzioni che ci impartisci sono autorizzate da tale titolare del trattamento.

1.3 Quando trattiamo dati personali per le nostre finalità, ad esempio i dati del tuo account e dei suoi utenti, siamo noi il titolare del trattamento e si applica la nostra Informativa sulla privacy anziché questo accordo.

1.4 I nostri widget possono anche inviare misurazioni tecniche che non identificano i visitatori. Le utilizziamo per far funzionare, rendere sicure e migliorare le nostre app e per informarti sull’utilizzo. Non sono dati personali e il presente accordo non si applica a esse.

1.5 L’Allegato A descrive il trattamento. Le espressioni definite nel GDPR hanno qui lo stesso significato. Per “normativa in materia di protezione dei dati” si intendono il GDPR e le leggi dell’UE e dei suoi Stati membri applicabili al trattamento.

2. Istruzioni

2.1 Trattiamo i dati personali soltanto su tua istruzione documentata, anche per quanto riguarda i trasferimenti verso un paese terzo, salvo che il diritto dell’Unione o degli Stati membri cui siamo soggetti richieda diversamente. In tal caso ti informiamo di tale obbligo giuridico prima del trattamento, a meno che tale diritto non lo vieti per rilevanti motivi di interesse pubblico.

2.2 Le tue istruzioni sono costituite dai termini, da questo accordo, dalle impostazioni che scegli e dal modo in cui utilizzi le nostre app, nonché da qualsiasi altra istruzione scritta che concordiamo con te.

2.3 Ti informiamo immediatamente qualora, a nostro parere, un’istruzione violi il GDPR o altre disposizioni dell’Unione o degli Stati membri relative alla protezione dei dati.

3. Riservatezza

Garantiamo che tutte le persone che autorizziamo a trattare i dati personali si siano impegnate alla riservatezza o abbiano un adeguato obbligo legale di riservatezza.

4. Sicurezza

4.1 Adottiamo tutte le misure richieste dall’articolo 32 del GDPR. L’Allegato B le elenca in termini generali.

4.2 Possiamo modificare tali misure, purché il livello complessivo di sicurezza non venga ridotto.

5. Sub-responsabili del trattamento

5.1 Ci concedi un’autorizzazione scritta generale a ricorrere ad altri responsabili del trattamento (“sub-responsabili del trattamento”), direttamente o tramite uno dei nostri sub-responsabili del trattamento. L’elenco attuale è pubblicato nella nostra pagina dei sub-responsabili del trattamento.

5.2 Ti informiamo di qualsiasi aggiunta o sostituzione prevista di un sub-responsabile del trattamento almeno 30 giorni prima della modifica, tramite e-mail all’indirizzo e-mail di contatto che abbiamo per te o, se non ne abbiamo, con un avviso nell’app, e aggiorniamo contemporaneamente la pagina dei sub-responsabili del trattamento. Ciò ti offre l’opportunità di opporti. Una modifica che uno dei nostri sub-responsabili del trattamento ci notifica con un preavviso più breve ti viene comunicata non appena la riceviamo.

5.3 Puoi opporti per iscritto entro tale periodo, per motivi ragionevoli attinenti alla protezione dei dati. Discuteremo quindi l’opposizione con te in buona fede. Se non riusciamo a risolverla, puoi porre fine al servizio in questione prima che la modifica abbia effetto.

5.4 Garantiamo che ciascun sub-responsabile del trattamento sia vincolato da un contratto, con noi o con il sub-responsabile del trattamento che ricorre a esso, agli stessi obblighi in materia di protezione dei dati previsti da questo accordo, prevedendo in particolare garanzie sufficienti per mettere in atto misure tecniche e organizzative adeguate.

5.5 Qualora un sub-responsabile del trattamento ometta di adempiere ai propri obblighi in materia di protezione dei dati, conserviamo nei tuoi confronti l’intera responsabilità dell’adempimento degli obblighi di tale sub-responsabile del trattamento.

6. Assistenza per le richieste degli interessati

6.1 Tenendo conto della natura del trattamento, ti assistiamo con misure tecniche e organizzative adeguate, nella misura in cui ciò sia possibile, nel dare seguito alle richieste delle persone che esercitano i loro diritti ai sensi del capo III del GDPR.

6.2 Se riceviamo direttamente una tale richiesta, te la inoltriamo senza ingiustificato ritardo. Non vi rispondiamo noi stessi, a meno che tu non ci dia istruzioni in tal senso.

6.3 Quando tu, o la tua app, ci chiedi di cancellare i dati di una persona, li cancelliamo, oppure conserviamo solo cifre che non identificano nessuno, come i totali per i tuoi report. Conserviamo solo:

• l’identificativo della persona in forma codificata non reversibile, con la data, per il tempo necessario, in modo che la cancellazione resti efficace: una ripetizione invariata di un evento precedente, o un evento datato prima della cancellazione, non fa ricomparire i dati cancellati. I dati che inserisci di nuovo in seguito, ad esempio importandoli nel tuo CRM, sono trattati come nuovi. Questo identificativo codificato viene cancellato insieme al resto dei dati alla fine dei servizi (8.1); se dopo la cancellazione di questo identificativo installi di nuovo l’app, i dati che ci vengono inviati sono trattati come nuovi, qualunque sia la loro data;
• una registrazione della richiesta e della sua esecuzione, con l’identificativo della persona solo in forma codificata e sotto un nome casuale, per il tempo necessario per dimostrare che è stata eseguita;
• una nota di ogni evento relativo alla persona che arriva dopo la cancellazione, con gli identificativi dell’evento ma senza nulla del suo contenuto, per il tempo necessario, in modo che una sua ripetizione venga riconosciuta e non applicata.

6.4 Possiamo anche conservare informazioni anonime sui dati cancellati, per i tuoi report e le nostre statistiche: conteggi per negozio e periodo, e riepiloghi di gruppi di almeno cinque persone cancellate di uno stesso negozio, che mostrano solo i tipi dei loro eventi principali per ampie fasce, senza nome, identificativo, recapiti o contenuti. Non possono essere collegate ad alcuna persona né ai dati sopra indicati.

7. Assistenza per sicurezza, violazioni e valutazioni d’impatto

7.1 Tenendo conto della natura del trattamento e delle informazioni a nostra disposizione, ti assistiamo nel rispettare i tuoi obblighi ai sensi degli articoli da 32 a 36 del GDPR: sicurezza, notifica delle violazioni dei dati personali, valutazioni d’impatto sulla protezione dei dati e consultazione preventiva.

7.2 Dopo essere venuti a conoscenza di una violazione dei dati personali che riguardi i dati personali, te la notifichiamo senza ingiustificato ritardo. Ti forniamo le informazioni descritte all’articolo 33, paragrafo 3, del GDPR nella misura in cui ne disponiamo, e le restanti non appena diventano disponibili.

8. Cancellazione o restituzione alla fine

8.1 Alla fine dei servizi, cancelliamo tutti i dati personali o, se lo scegli, te li restituiamo, e cancelliamo le copie esistenti, salvo che il diritto dell’Unione o degli Stati membri ci imponga di conservarli, ad eccezione delle registrazioni delle richieste di cui alla sezione 6.3. Su richiesta, ti confermiamo per iscritto che i dati personali sono stati cancellati.

8.2 Quando un’app offre un’esportazione, puoi scaricare autonomamente i dati prima di chiudere il tuo account. Se non effettui alcuna scelta, cancelliamo i dati.

8.3 I dati cancellati possono restare nei backup per un periodo limitato, finché tali backup non vengono cancellati nel loro ciclo normale.

8.4 La corrispondenza di assistenza con te fa parte della nostra documentazione. I dati personali dei tuoi visitatori o clienti in essa contenuti sono conservati solo per il tempo consentito dalla nostra regola sulla posta di assistenza e utilizzati solo per gestire la richiesta.

9. Informazioni e attività di revisione

9.1 Mettiamo a tua disposizione tutte le informazioni necessarie per dimostrare il rispetto dell’articolo 28 del GDPR.

9.2 Consentiamo e contribuiamo alle attività di revisione, comprese le ispezioni, svolte da te o da un altro soggetto da te incaricato. Ci dai un preavviso ragionevole; non si svolge più di un’attività di revisione in qualsiasi periodo di 12 mesi, salvo che una violazione dei dati personali, indicazioni di inosservanza o un’autorità di controllo ne richiedano un’altra; chi effettua la revisione è vincolato alla riservatezza; e sostieni i tuoi costi. Possiamo prima offrire documenti che dimostrano la conformità; sei tu a decidere se sono sufficienti o se l’attività di revisione ha luogo.

10. Trasferimenti al di fuori del SEE

10.1 Trasferiamo dati personali verso un paese al di fuori dello Spazio economico europeo solo in conformità al capo V del GDPR, ad esempio sulla base di una decisione di adeguatezza o delle clausole contrattuali tipo della Commissione europea.

10.2 Autorizzi i trasferimenti verso i sub-responsabili del trattamento presenti nell’elenco, con le garanzie che l’elenco indica.

10.3 Se sei stabilito in un paese al di fuori del SEE che non dispone di una decisione di adeguatezza della Commissione europea, i nostri trasferimenti di dati personali verso di te sono disciplinati dalle clausole contrattuali tipo adottate dalla Commissione europea con la decisione di esecuzione (UE) 2021/914, modulo quattro (trasferimento da responsabile del trattamento a titolare del trattamento) (le “clausole”). Le clausole sono incorporate nel presente accordo mediante rinvio e completate come segue: (a) noi siamo l’esportatore dei dati e tu sei l’importatore dei dati; (b) la clausola 7 e l’opzione della clausola 11, lettera a), non si applicano; (c) ai sensi della clausola 17, le clausole sono disciplinate dal diritto belga e, ai sensi della clausola 18, le controversie sono risolte dalle autorità giurisdizionali del Belgio; (d) nell’Allegato I.A, l’esportatore dei dati è Webcollation BV, come indicata nei termini, che agisce in qualità di responsabile del trattamento, e l’importatore dei dati sei tu, come identificato nel tuo account, che agisci in qualità di titolare del trattamento; i dati di contatto di ciascuna parte sono quelli indicati nei termini e nel tuo account; le attività pertinenti ai trasferimenti sono i servizi delle nostre app ai sensi dei termini; (e) nell’Allegato I.B, i trasferimenti sono descritti dall’Allegato A del presente accordo; sono continui e avvengono ogni volta che mettiamo dati personali a tua disposizione, ad esempio nelle nostre app, nelle loro esportazioni e tramite le loro integrazioni; (f) accettando i termini, accetti le clausole come qui completate e sottoscrivi l’Allegato I; noi le accettiamo rendendo il presente accordo parte dei termini. In caso di contrasto tra le clausole e il presente accordo o i termini, prevalgono le clausole.

11. I tuoi obblighi

11.1 Sei responsabile della liceità del trattamento, compresa la sua base giuridica, e di informare le persone in questione, ad esempio nelle tue informative sulla privacy e sui cookie.

11.2 Ottieni qualsiasi consenso richiesto dalla legge e, quando la nostra documentazione te lo chiede, colleghi il tuo banner di consenso ai nostri widget come vi è indicato.

11.3 Le tue istruzioni sono conformi alla normativa in materia di protezione dei dati.

11.4 Non utilizzi le nostre app per trattare categorie particolari di dati personali (articolo 9 del GDPR) o dati relativi a condanne penali (articolo 10 del GDPR).

12. Durata, prevalenza, responsabilità, legge applicabile e lingua

12.1 Questo accordo si applica finché trattiamo dati personali per tuo conto.

12.2 In caso di conflitto tra questo accordo e i termini, questo accordo prevale in materia di protezione dei dati. Se si applicano le clausole contrattuali tipo, queste prevalgono su questo accordo.

12.3 Le limitazioni di responsabilità previste nei termini si applicano al presente accordo, salvo quando la normativa in materia di protezione dei dati non le consente.

12.4 Questo accordo è disciplinato dalla legge belga. I tribunali del distretto giudiziario di Anversa, Belgio, hanno giurisdizione esclusiva sulle controversie relative a esso, salvo diversa disposizione di norme imperative.

12.5 Questo accordo è redatto in inglese. Se una traduzione differisce dal testo inglese, prevale il testo inglese.

Allegato A. Descrizione del trattamento

Allegato B. Misure di sicurezza (articolo 32 del GDPR)

Descritte in termini generali, poiché l’articolo 32 richiede misure adeguate al rischio.

• Sicurezza della rete: ogni app è raggiungibile tramite un servizio di sicurezza della rete che protegge dagli attacchi; l’hosting delle app aggiunge un web application firewall che filtra le richieste dannose.
• Pagamenti: non riceviamo mai i numeri completi delle carte; il pagamento è gestito dal rivenditore o dalla piattaforma.
• Minimizzazione dei dati: le nostre app trattano solo i dati personali di cui una funzionalità ha bisogno, e i nostri log escludono le stringhe di query che possono contenere credenziali.
• Backup: i nostri database sono sottoposti a backup.
• Monitoraggio: gli allarmi raggiungono il nostro personale.
• Sub-responsabili del trattamento: accordi scritti ai sensi della sezione 5.
• Cancellazione: diamo seguito alle richieste di cancellazione delle piattaforme.

Allegato C. Sub-responsabili del trattamento

L’elenco pubblicato nella nostra pagina dei sub-responsabili del trattamento, come aggiornato ai sensi della sezione 5, compresi i sub-responsabili del trattamento a cui si ricorre tramite un altro sub-responsabile del trattamento.